知识社群

知识社群是指员工自动自发(或半自动自发)而组成的知识分享的团体,其凝聚的力量是人与人之间的交情及信任,或是共同的兴趣,而不在正式的任务与职责。

概述

知识社群社群成员可自行决定是否要积极参与活动,是乐于分享经验和知识,互相教导和学习,并从中得到相互的肯定和尊重。知识社群最能发挥内隐知识的传递和知识的创新乃由于员工在社群活动中自动自发地交换意见与观念,和分享外部的新知,因此形成了组织最宝贵的人力资产。

构成

完整的知识社群应该要包括实体知识社群跟虚拟知识社群两部分。

实体的知识社群

通常是借由公司的人力资源活动、定期举办的读书会、知识讲座、知识评鉴、专家演讲、教育训练等,以实际运作的过程来进行知识分享。而成员更可以借由面对面的接触、直接的交谈或交流,在第一时间得到实质的回馈、响应。而在实体社群互动的过程中,建议企业善用今日科技工具,借由录音、录像、会议精华(或纪录)电子化后,未来可以使得实体社群的经验不仅得以长久保存,更可以不断地重复再使用,并与虚拟知识社群的搭配,而发挥整合知识的传递价值。

虚拟的知识社群

虚拟的知识社群则是透过网络社群互动平台,及个人化的使用接口,让成员彼此能在讨论区、专栏区、留言版、文件区等,提供文件与想法,并和志同道合的同伴,针对共同的兴趣或主题,远程进行交流。特别在未来全球化、国际化的潮流中,分布在世界各角落的成员,只要抛出些许意见,就能汇集并转化对企业、组织有所贡献之知识,同时也满足员工知识附加值的自我求知欲望。因此,虚拟的知识社群可让内隐知识具体呈现,彻底发挥其效用。

功能及社群类型

功能
和一般电子商务网站提供服务,以招收会员为手段来获取营收的目的不同,企业知识社群的主要功能在于:

  1. 解决实务工作相关问题
  2. 学习新知识
    社群类型
    各种不同类型的人员组成的知识社群类型有以下几种:
  3. 生产作业人员
    可组成实务社群,探讨机器设备操作的作业程序,或针对生产良率的处理状况及改善建议进行互动讨论。企业中任何想要达成这两项功能的部门,都能够组织社群以提升经营绩效,例如:
  4. 营销业务人员
    可组织学习社群,共同学习创新的营销方法,例如病毒式营销、选战式营销CRM客户关系管理系统、网络营销等新知。对业务人员而言,则可以相互分享处理客户个案的心得,共同讨论Best Practice以提升成交率。
  5. 人力资源部门
    可组成跨公司的实务社群,探讨各项HR的新议题,例如eLearning、Human Capital、Competency Development等。
  6. 研发部门
    善用社群能有效刺激R&D部门员工的创作活力。可运用社群针对各项技术议题深入探讨,或组织读书会定期发表及研讨;或是串联较资深的研发人员组成专家网络。此外,也可以鼓励R&D人员参加跨产业的实务社群,认识外部专家,以增进解决问题的能力。
  7. 财务部门
    可组织学习社群,探讨崭新的会计成本制度,例如无形资产鉴价、平衡计分卡绩效评估等,或者以社群收集改进行政作业流程的意见。
  8. 企划人员
    社群能提供一个非常良好的机制,让企划人员相互分享规划经验并进行脑力激荡。此外,社群所建构的虚拟网络,可增进沟通效率,有利未来执行阶段的工作推展。
  9. 法务人员
    可以社群方式探讨新的法律制度,例如智慧财产权以及政府新政策对公司的影响,例如两税合一、投资抵减…等措施。此外,也可以在社群中扮演法律专家的角色,供企业其它部门的同仁咨询相关问题。\

概念

知识管理的目的之一,就是要把企业的隐性知识转化为显性知识,以及把个人知识转成组织知识。如同《智慧狂潮》一书作者Dr.JimBotkin所说:“没有知识社群的知识管理,就如没有人操作的计算机。”又说:“没有知识社群的知识管理系统,就如同孤儿一样。”
企业中的隐性知识约占全体知识的七到八成,显性知识只约二到三成。显性知识可依赖知识库的建置及运作来取得、分享及应用;而隐性知识的取得、分享、流通则靠知识社群及专家黄页的运作。当某人离开公司,社群中的其它人可能分别拥有他的部份知识,因而使他的完整知识得以留存。这些知识有部份内隐性质的,无法建立在知识库中(立即系统化策略不奏效),知识社群是唯一有效的移转方式。
知识社群以人为本来推动,是知识管理的一个活泉,而此理念的实现,即是能积极活跃运作的知识社群。而积极活跃运作的知识社群,则是企业转型为知识型产业的重要基础。知识社群可以活化知识库甚至知识管理系统,厚植无形资产,提升企业竞争力。
知识社群是活化知识管理系统的基础,知识管理主要是透过人与人的连结、沟通,来达成企业经验留承、信息分享及工作效率提升的目的。社群成员在知识管理活动方面的参与贡献,甚至比推动单位及主管更为主动、积极,使整个知识管理活动热络地推动起来。
(1)知识社群是开发员工内隐知识最好的一个机制;
(2)透过知识社群,可以逐渐养成员工开放思考与创新知识的训练;
(3)知识社群可透过讨论区、聊天室、留言版、专栏区等功能服务,让员工彼此的知识在网络上相互分享、激荡;
(4)知识社群可把成员所学的最新知识,立刻在讨论区呈现、引起讨论;
(5)知识社群可以让组织培养团队学习的文化,并透过团队学习,让员工彼此不断地强化知识分享的流通渠道;
(6)知识社群可以在最短时间累积出充沛的知识能量,透过知识社群的经营,可以将其它非文件式的知识具体呈现。

实践

知识社群的价值是让经营者与企业员工能够透过实体或虚拟的互动机制,成为知识经营者与知识工作者;同时,也让企业早日导向智能型企业与学习型组织。结合知识社群跟企业智库,可进一步协助企业创造、储存、分享与更新知识,进而发挥知识分享与再使用的企业价值。
1.社员知识的分享。
2.社员理念的交换及激荡。
3.创新思考点子的酝酿。
4.社员经验的流动与传承。
5.社员心理藩篱的撤除,感情交流。
6.社员热情及活力的激发。
7.扩大社员知识领域。
8.广泛搜集数据且深入探讨主题内容。
9.培养社员容纳各种不同的想法。
10.知识创新的管道。
推动知识社群的作法
以下列出八项知识社群的成功关键因素:
1.实体社群与虚拟社群交互运作。
2.高阶肯定、投入资源,并定时关怀。
3.对知识社群干部施行教育训练。
4.推动时不必太正式,可寓教于乐。
5.主题选定并由策略展开。
6.社群成员涵盖跨部门。
7.有推动组织及计划。
8.定期发表及检讨。
设计的重点
讨论与互动
刺激、创新与分享
数据库与社群机制
数据分析与管理
协同作业机制
虚拟专家团队

三个主要构面

People: 人员
清楚定义社群中的角色,建构完整的专家地图。透过小组运作,对社群中的每个成员提供情感上以及知识上的必要的支持。
Process: 流程
并非制定结构化的制度流程,而是要透过组织与规划,经由特定的程序,得以激发、收集、汇整所有社群成员的意见,并提供适时的回馈与激励。
Technology: 科技
建构完善的系统,例如Email、电子报、Video Conference视讯会议、讨论区、Groupware群组系统、或是Weblog网站日志等,将有助于社群成员随时随地分享知识,并可有效地收集汇整所有相关的知识来源。

其他相关

知识库、知识社群及知识专家1.知识库、知识社群及知识专家三者间具有关联性,阅读知识库文件后,可于知识社群延伸与其它同仁的互动;2.知识社群的讨论精华及知识专家著作之文件可储存于知识库;3.知识专家可于知识社群指导讨论重点或解答其它同仁对知识文件的疑惑等,呈现知识流动状况。

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